【#存證函#催款函】在商業交易中，發送存證函和催款函是保護違約方利益的重要措施。這兩種類型的信函不僅有助於記錄對方的違約行為，而且在必要時還為採取後續法律措施奠定了堅實的法律基礎。
就定義而言，存證函是指在訂立合同（或非合同交易）后發出的旨在提醒或注意合同義務的信件； 同時，存證函還旨在收集和保存交易證據。保存資料於證據的存檔中。
同樣，催款函是一種比存證函更詳細的信函形式，催款函通常是在對方延遲按照約定付款時寫的。
就內容而言，這兩種類型的郵件都可以基於基本內容，例如:
發件人：通常是受違約影響的一方。
收件人：違約方或相關第三方（例如銀行、保險公司）
信函內容：詳細描述需要保存的事件或債務信息、違約日期和時間、付款截止日期、相關合同規定。特別是，這封信應包含違反合同的條款（引用具體內容）； 根據現行法律的法律依據； 以及違法者不糾正的法律後果，使違法者清楚地看到自己的法律責任，從而被迫採取行動回應或糾正違法行為。
發送形式：存證函或數字簽名電子郵件。
VCG維律盛業做的一個成功案例如下：
根據雙方簽署的貸款合同，A先生（貸款人）向B先生（借款人）借了30，000美元，並承諾在6個月內償還。然而，到了還款期限，B先生一再逃避，不償還債務，也沒有回應A先生的任何信息。
意識到這筆錢有損失的風險，A先生決定請律師起草一份存證函。 收到律師撰寫的信函后（VCG維律盛業明確表示，根據2015年修訂的《刑法》第175條，B先生的行為可能會因濫用信託侵佔財產罪受到刑事起訴。2017年修改及補充），B先生意識到情況嚴重，可能會受到刑事起訴，影響他的榮譽和事業。 於是，B先生立即聯繫A先生溝通還款方案，並承諾10天內全額還款。
結果：2025年2月20日，B先生將全部貸款金額轉給了A先生，避免了被舉報和嚴重的法律後果。
（但如果B先生仍拒絕還款，這封證明信將成為提起訴訟收回權利的關鍵證據之一。）
在商事訴訟中，證據不足是敗訴的主要原因之一。 在發送存證函或催款函時，如果沒有證據證實信件的內容、發送時間以及侵權人的回應，則該文件可能會被法院視為不具有足夠的證據價值。因此，請律師起草此類信件可以帶來許多實際好處，幫助個人和企業有效保護自己的權利。
除了服務於法律程序外，律師起草的信函在調解談判階段也具有強大的影響力，幫助企業在不將案件告上法庭的情況下達成有利的協議。在現代商業環境中，這是一個明智的解決方案，可以幫助企業限制法律風險並提高其有效收回債務的能力。
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